‒ Den nye personvernloven betyr at vi må be om samtykke fra de vi har kontakt med, til hvordan vi bruker opplysningene de gir. Så må vi jobbe for at personopplysningene bare blir brukt til det de er tenkt til, sier administrasjonsleder Helge Kleven i Indremisjonsforbundet (ImF) og tilføyer:

‒ Den grunnleggende tanken med den nye personvernloven er at en ikke skal innhente mer informasjon enn det som er nødvendig for formålet.

 Samtykke

25. mai i år ble EUs forordning for personvern, The General Data Protection Regulation (GDPR), en del av norsk lov, men reglene trer tidligst i kraft i løpet av juli måned. 

‒ I den nye loven må vi ha spesifikt samtykke for all informasjon vi ønsker å sende ut, sier daglig leder Kenneth Hjortland i P7.

Faste givere til Indremisjonsforbundet (ImF) har fått Sambåndet gratis ut fra en tanke fra ImFs side om at det er greit for givere å få kunnskap om hva de gir til. Ut fra de nye reglene er det trolig nødvendig å innhente samtykke for å kunne fortsette med det. 

Innstramming

I tillegg innebærer den nye personvernloven en innstramming i reglene for hvor lenge bedrifter og organisasjoner kan lagre personopplysninger.

‒ I den nye loven må du begrunne hvorfor du oppbevarer informasjon. Jo lengre du oppbevarer informasjon, jo sterkere begrunnelse må du komme med. Om vi i P7 har sendt ut informasjon om et prosjekt, kan vi ikke forutsette at de vil ha annen informasjon fra oss, sier Hjortland.

En utfordring for P7 er at mange av deres medlemmer og givere ikke er på nett.

‒ Vi har kontakt med dem på telefon. Det er ikke helt klart om et «ja» på telefon er godt nok.

Mer administrasjon

‒ Hva vil det nye regelverket bety for P7?

‒ Det vil medføre en del mer administrasjon. Etter den nye loven bør vi ha en til to gjennomganger av databasen i året. Vi må ha på plass en databehandleravtale med leverandør. Det er godt vi har ressurser til å håndtere dette.

Gode systemer

Helge Kleven i ImF påpeker at noe innenfor persondata er lovregulert i bokføringsloven, som regnskapsbilag, som skal oppbevares i fem år.

‒ Det vil overstyre at noen vil endre sin kontakt med oss. Opplysningene kan bli lagret i fem år, opplyser Kleven.

Han fremholder at ImF har en behov for en gjennomgang av rutiner og IT-system for å sikre gode systemer som ivaretar personvernhensynet.

‒ Uavhengig av det må vi ha rutiner på ajourhold av listene, og vi må legge til rette for samtykke. I forbindelse med at folk samtykker, må vi også gi informasjon om hvordan man trekker seg fra en liste. Publikum skal vite hva slags rutiner vi har for å ivareta personvernet og hvem det er som behandler disse dataene hos oss. Vi vil legge ut en personvernerklæring på nettsiden vår.

Sensitivt

‒ Hva vil den nye personvernloven ellers bety for ImF?

‒ Opplysninger som kan bidra til å avdekke religiøs tilhørighet, regnes som sensitive. En stor del av våre personregistre havner i den kategorien, særlig medlemskap i ImF Trossamfunn og fast givertjeneste. Det betyr at vi må ha ekstra gode rutiner for oppbevaring, tilgang og håndtering angående disse opplysningene. ImF behandler også persondata på vegne av andre organisasjoner, og der må vi få på plass avtaler som trygger deres informasjon, svarer Kleven.

Administrasjonslederen viser til at hvert ledd i ImF, administrasjonen, kretsene, lokalforeninger og leirsteder, er ansvarlig for håndtering av sine personopplysninger.

Vanskeligere

I dag regner Kenneth Hjortland med at han bruker 50–100 timer pr år på å vedlikeholde P7s database. Han tror det blir vanskeligere for små frivillige organisasjoner som ikke har ressurser, rutiner eller dataavtaler på plass.

‒ Hva er din kommentar til de nye reglene?
‒ Jeg blir litt sliten med tanke på arbeidet det medfører. Men jeg ønsker loven velkommen. Det er bra at kundene får tilbake makten over sine data, sier Kenneth Hjortland.

Tillit

Helge Kleven ser på den nye loven som en anledning for ImF til å bygge tillit:

‒ Vi er opptatt av å ta personvern på alvor. Det ligger gode verdier i bunn for den nye personvernloven. For ImF må det være et mål at folk har tillit til at vi behandler personopplysninger på en trygg måte.

Artikkelen ble først publisert i Sambåndets papirutgave for april, som gikk i trykken 11.04.18. I mellomtiden har arbeidet med å tilpasse seg de nye reglene, fortsatt.