Enklere for givere og medlemmer i ImF

ImF har fått et nytt kundebehandlingssystem som skal gjøre det lettere å håndtere giveravtaler og medlemskap.

‒ For oss er det viktig med et solid system til å håndtere giveravtaler og gaver. Vi har ikke vært fornøyd med det systemet vi har hatt. Derfor har vi valgt å gå over til en ny leverandør som er Knif Regnskap, sier administrasjonsleder Helge Kleven til sambåndet.no.

Det nye kundebehandlingssystemet, som heter Cornerstone, håndterer faste givere og gavekampanjer, men ikke kollekter, som kommer utenom.

Oversikt
Kleven forklarer at ImF sentralt forvalter en felles gavekonto for hele organisasjonen. Kontoret på Straume har dermed oppgaven med å utbetale innkomne gaver til lokale bedehus og kretser, samt rapportere til skatteetaten med tanke på skattefradrag for giverne. ImF har 180 ulike gaveprosjekter i sin sammenheng, og det kommer inn rundt 4 millioner kroner i gaver i måneden.

‒ Med det nye systemet skal det bli enklere for den enkelte giver å få oversikt over hva en har gitt til ulike gaveformål i ImF og hva en har av aktive gaveavtaler. Samtidig vil kretsene og forsamlingene våre kunne følge bedre med på hva de får inn av gaver, forklarer Kleven

Giverside
I det nye systemet (lenken viser så langt man er kommet) vil de bedehus og forsamlinger som har gaveprosjekt, få hver sin giverside på nettet der en kan gå inn og gi sin gave.

‒ Det skal være lettere for bedehus og forsamlinger og foreninger både å rekruttere og følge opp egne givere. Det er en viktig hensikt med systemet. Personvernhensyn er selvsagt også sentralt i dette, og det behøves et system som gir oss de nødvendige verktøy til å kunne ta datasikkerhet på alvor slik vi ønsker, for eksempel med oppfølging av samtykker og reservasjoner.

Medlemsregistrering
En annen hensikt med systemet som Kleven peker på, er medlemsregistrering.

‒ Vi vil legge til rette for at forsamlinger kan legge inn sine medlemsregistre og bruke systemet til å fakturere medlemskontingenten. Vi jobber med å få på plass løsninger slik at det skal bli mulig. Vi vil gi informasjon til foreninger og forsamlinger når det er på plass.

Cornerstone vil også bli brukt til å håndtere medlemskap i ImF Trossamfunn og abonnentlisten til Sambåndet.

‒ Når det gjelder ImF Trossamfunn, så skal det bli enklere for oss å fordele tilskuddet fra det offentlige. Det årlige tilskuddet fordeles på forsamlingene våre i tråd med medlemmenes egne ønsker, forklarer Kleven

Fleksibelt
‒ Hva er nytt med Cornerstone?

‒ Det som er litt nytt og som er en styrke, er at det vil åpne opp for at flere lokale forsamlinger kan få tilgang til avgrenset område i systemet. Det betyr at de kan lagre lokale personopplysninger på en sikker måte uten at de får adgang til sentrale registre. Det er et fleksibelt system som vi mener skal være godt tilpasset vår organisasjon.

ImF sentralt har allerede tatt systemet i bruk, og i løpet av sommeren regner Kleven med at flere lokale forsamlinger og foreninger vil legge ut sine giversider. Til høsten er planen at større forsamlinger vil få tilbud om egne områder i systemet.

Avvik
‒ Det har vært en krevende overgang i mai. Systemskifter av størrelser som dette, er alltid krevende, men vi har stor tro på at dette lander godt. Vi har lagt alle giveravtalene over i et nytt system og har hatt noen utfordringer med avvik. Vi vet at noen ikke har blitt trukket beløp som skulle ha blitt trukket, forteller Kleven.

Han ber faste giver som opplever at de ikke trekkes lenger, om å ta kontakt, slik det også sto en notis om i mai-nummeret av Sambåndet.

‒ Forhåpentligvis har vi greid å identifisere og informere alle det gjelder, men vi oppfordrer folk til å dobbeltsjekke, sier Helge Kleven.